Hướng dẫn chuyển đổi định dạng số sang text trong Microsoft Excel (Number to Text)

Bạn có thể đã từng gặp phải tình huống cần chuyển đổi các con số trong bảng tính Excel thành định dạng chuỗi. Việc này có thể dễ dàng được thực hiện nhờ chức năng chuyển định dạng số sang text trong Excel 2016, 2013 và 2010. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này bằng cách sử dụng hàm TEXT trong Microsoft Excel. Ngoài ra, bạn cũng sẽ tìm hiểu cách chuyển đổi định dạng text sang số bằng cách sử dụng tùy chọn Format Cells và Text to Columns.

Vì sao cần phải thống nhất định dạng trong Microsoft Excel?

Khi bạn sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ các số có chiều dài quá lớn, có thể sẽ xảy ra tình huống bạn cần chuyển đổi chúng thành định dạng chuỗi. Có nhiều lý do khác nhau để thực hiện việc này. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn cần phải thay đổi con số đã nhập dưới dạng số thành dạng chuỗi:

• Khi bạn cần tìm kiếm một phần chứ không phải toàn bộ số liệu, ví dụ như tìm các con số có chứa số 50.
• Khi bạn cần khớp thông tin hai ô bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP hoặc hàm MATCH. Tuy nhiên, nếu các ô này được định dạng khác nhau, Microsoft Excel sẽ không thể tìm thấy các giá trị giống nhau để so sánh.
• Khi các ô được định dạng là mã ZIP, số điện thoại, tiền tệ.

Nếu bạn đang cần tìm cách chuyển đổi số thành chữ, hãy kiên nhẫn chờ đợi, CanhRau.com sẽ cung cấp hướng dẫn trong thời gian tới.

Các chuyển định dạng số sang chuỗi trong Excel bằng hàm TEXT

Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để chuyển định dạng số sang text trong Excel là sử dụng chức năng của hàm TEXT. Hàm này có thể biến một giá trị số thành chuỗi và cho phép lựa chọn cách hiển thị giá trị này. Điều này rất hữu ích khi bạn cần hiển thị số ở định dạng dễ đọc hơn hoặc ghép chữ số với hai định dạng Text hoặc Symbol.

Để sử dụng hàm TEXT, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Tạo một cột mới bên cạnh cột chứa các số cần định dạng.
2. Nhập công thức =TEXT(A2, 0) vào ô đầu tiên của cột mới. Trong công thức này, A2 là địa chỉ ô chứa số cần chuyển đổi.
3. Sao chép công thức này xuống các ô bên dưới.
4. Khi hoàn tất, cột mới sẽ hiển thị các giá trị số được định dạng sang bên trái.
5. Bây giờ, bạn có thể chuyển đổi công thức thành các giá trị trong cột mới. Để làm điều này, hãy tô đậm tất cả các giá trị trong cột mới và sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V để hiển thị hộp thoại Paste Special. Trong hộp thoại này, chọn mục Values để chuyển đổi công thức thành giá trị.

Lưu ý: Tham số thứ 2 trong hàm TEXT xác định cách định dạng số trước khi chuyển đổi thành chuỗi. Ví dụ, =TEXT(123.25,"0") sẽ hiển thị 123, =TEXT(123.25,"0.0") sẽ hiển thị 123.3, và =TEXT(123.25,"0.00") sẽ hiển thị 123.25.

Sử dụng tùy chọn Format Cells để chuyển số thành chuỗi

Nếu bạn muốn nhanh chóng chuyển đổi định dạng số sang text trong Excel, bạn có thể sử dụng tùy chọn Format Cells.

Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn tất cả các giá trị số mà bạn muốn định dạng dưới dạng chuỗi.
2. Nhấp chuột phải vào các giá trị này và chọn tùy chọn Format Cells từ danh sách các lựa chọn hiển thị.
3. Trong cửa sổ Format Cells, chọn tab Number và lựa chọn Text. Sau đó, nhấp OK để hoàn thành.

Thêm dấu nháy đơn để chuyển định dạng text sang số nhanh chóng

Nếu bạn chỉ cần chuyển đổi 2 hoặc 3 ô trong Excel từ định dạng số sang chuỗi, bạn có thể thử thêm dấu nháy đơn trước các con số. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng thay đổi định dạng số thành văn bản.

Đơn giản là bạn chỉ cần nhấp đúp vào một ô và nhập dấu nháy đơn trước con số. Bạn sẽ nhìn thấy một tam giác nhỏ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của mỗi ô này. Đây là cách nhanh nhất nếu bạn chỉ cần chuyển đối một số lượng nhỏ các ô từ định dạng số sang chuỗi.

Cách chuyển đổi định dạng text sang số với tùy chọn Text to Columns

Bạn có thể ngạc nhiên, nhưng tùy chọn Text to Columns trong Excel cũng hỗ trợ trong việc chuyển text thành số. Để sử dụng tùy chọn này, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Chọn cột chứa dữ liệu bạn muốn chuyển đổi từ số sang chuỗi trong Excel.
2. Điều hướng đến tab Data và nhấp vào biểu tượng Text to Columns.
3. Trong trình hướng dẫn, nhấp Next liên tục cho đến Step 3. Ở step này, hãy chắc chắn chọn nút Text.
4. Nhấp Finish để xem kết quả.

Chúng tôi hy vọng các mẹo và thủ thuật từ bài viết này sẽ giúp bạn khi làm việc với các giá trị số trong Microsoft Excel. Hãy thử chuyển số thành text trong Excel bằng cách sử dụng hàm TEXT để điều chỉnh cách hiển thị, hoặc sử dụng Format Cells và Text to Columns để chuyển đổi định dạng hàng loạt. Nếu chỉ cần chuyển đổi một vài ô, hãy sử dụng dấu nháy đơn để thao tác. Đừng ngần ngại để lại ý kiến của bạn nếu cần trợ giúp thêm. Chúc bạn thành công với Microsoft Excel!

Đọc thêm: Cộng đồng Viễn Thông A Việt Nam