Hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Bảng tính Excel cung cấp nhiều công thức với nhiều chức năng khác nhau. Một trong những công thức thú vị là VLOOKUP, và Microsoft Excel cung cấp ít tài liệu hướng dẫn về công thức này. Nhưng tốt nhất là bạn nên tìm hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel bằng cách làm theo các ví dụ của bảng tính mẫu.

Khi mình lần đầu tiên biết đến chức năng của hàm VLOOKUP trong Excel vào năm 2005, mình đã xem qua cú pháp của nó, mà trông như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

Dường như nó quá dài và mình không thể thấy được kết quả của nó. Nhưng đừng lo, nó không khó hiểu đâu và mình sẽ giải thích chi tiết cách sử dụng hàm VLOOKUP dưới đây.

Khi bạn học cách sử dụng các công thức và hàm cơ bản trong Excel, mình luôn muốn bắt đầu với một ví dụ dễ hiểu. Và bạn sẽ tìm thấy tất cả hướng dẫn liên quan đến cách sử dụng công thức hàm VLOOKUP trong bài viết này.

Nội dung chính:

• Hàm VLOOKUP là gì?
• Cách tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu (database) với VLOOKUP
• Công thức của hàm VLOOKUP – Cú pháp và đối số
  • Sắp xếp dữ liệu tìm kiếm VLOOKUP theo thứ tự tăng dần
  • Phân biệt đối sánh chính xác và đối sánh gần đúng
• Cách sử dụng hàm VLOOKUP bằng hộp thoại Function Arguments
• Cách mở hộp thoại của hàm VLOOKUP
• Các lỗi thường gặp trong hàm VLOOKUP
  • Sắp xếp dữ liệu tìm kiếm VLOOKUP theo thứ tự tăng dần
  • Phân biệt đối sánh chính xác và đối sánh gần đúng

Hàm VLOOKUP là gì?

VLOOKUP (V là viết tắt của từ “Vertical”) là một hàm có sẵn trong Microsoft Excel cho phép bạn tra cứu dữ liệu giữa các cột khác nhau trong bảng tính. Đơn giản mà nói, nó cho phép bạn tìm (tra cứu) giá trị từ một cột dữ liệu và trả về giá trị thích hợp hoặc giá trị tương ứng từ một cột khác.

Công thức hàm VLOOKUP thường trả về một trường dữ liệu duy nhất. Vậy làm thế nào để nó trả về được kết quả này:

• Bạn cung cấp tên hoặc giá trị tìm kiếm (lookup_value) để chỉ định hàng hoặc cột của bảng dữ liệu để tìm kiếm thông tin mong muốn.
• Bạn cung cấp số cột – được gọi là col_index_num – của dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm.
• Hàm tìm kiếm sẽ dựa trên lookup_value mà bạn cung cấp.
• Sau đó, hàm VLOOKUP sẽ tìm và trả về kết quả bạn tìm kiếm từ một bảng khác trong cùng một file Excel bằng cách sử dụng các giá trị mà bạn đã nhập vào.

Lưu ý: Bài viết hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP này áp dụng cho Excel của Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010, kể cả Excel cho Mac và Excel Online.

Cách tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu (database) với VLOOKUP

Trong hình ảnh trên, hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm thông tin đơn giá của một mặt hàng dựa trên tên gọi của nó. Cột “Sản phẩm” trở thành giá trị tìm kiếm mà VLOOKUP sử dụng để tìm giá nằm trong cột thứ hai.

Công thức của hàm VLOOKUP – Cú pháp và đối số

Cấu trúc công thức hàm VLOOKUP bao gồm tên, dấu ngoặc và các đối số:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

• lookup_value (giá trị bắt buộc) – giá trị bạn muốn tìm trong cột đầu tiên của table_array.
• table_array (giá trị bắt buộc) – bảng dữ liệu mà VLOOKUP sẽ tìm kiếm để lọc ra thông tin bạn muốn theo dõi.
  • table_array phải chứa ít nhất hai cột dữ liệu.
  • Cột đầu tiên thường chứa giá trị giống với lookup_value.
• col_index_num (giá trị bắt buộc) – số cột của giá trị bạn muốn tìm.
  • Việc đánh số bắt đầu với cột lookup_value là cột 1.
  • Nếu col_index_num có giá trị lớn hơn số cột được chọn trong table_array, thì hàm sẽ trả về kết quả là #REF!
• range_lookup (giá trị tùy chọn) – cho phép phạm vi có được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay không.
  • Dữ liệu trong cột đầu tiên được sử dụng làm Sort Key.
  • range_lookup là một biến Boolean TRUE hoặc FALSE.
  • Nếu không nhập, mặc định sẽ được đặt thành TRUE.
  • Nếu được đặt thành TRUE và không tìm thấy kết quả chính xác cho lookup_value, thì kết quả gần giống nhất có giá trị tương tự hoặc nhỏ hơn sẽ được sử dụng.
  • Nếu được đặt thành TRUE và cột đầu tiên của table_array không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kết quả hiển thị có thể sai.
  • Nếu được đặt thành FALSE, VLOOKUP chỉ chấp nhận kết quả chính xác cho lookup_value.

Sắp xếp dữ liệu tìm kiếm VLOOKUP theo thứ tự tăng dần

Mặc dù không phải lúc nào cũng yêu cầu, nhưng tốt nhất là bạn nên ưu tiên sắp xếp dữ liệu mà VLOOKUP đang tìm kiếm theo thứ tự tăng dần bằng cách sử dụng tính năng Sort & Filter trong Excel để sắp xếp lại.

Nếu dữ liệu không được sắp xếp, hàm VLOOKUP có thể trả về kết quả không chính xác.

Phân biệt đối sánh chính xác và đối sánh gần đúng

VLOOKUP có thể sử dụng giá trị để chỉ trả về thông tin đối sánh chính xác (FALSE) với lookup_value hoặc nó có thể được đặt để trả về các kết quả đối sánh gần đúng (TRUE).

Yếu tố xác định là đối số range_lookup:

• Nếu đặt thành FALSE, nó chỉ trả về thông tin liên quan đến kết quả đối sánh chính xác của lookup_value.
• Nếu đặt thành TRUE hoặc bị bỏ qua, nó sẽ trả về thông tin chính xác hoặc gần đúng liên quan đến lookup_value.

Trong ví dụ như hình ảnh đầu tiên của bài viết, range_lookup được đặt là FALSE để VLOOKUP phải tìm một kết quả khớp chính xác cho cụm từ “Máy hút bụi” trong bảng dữ liệu để có thể trả về giá tiền của sản phẩm đó. Nếu như không thể tìm thấy kết quả khớp chính xác, lỗi #N/A sẽ được trả về làm kết quả của hàm VLOOKUP.

Lưu ý: VLOOKUP không phân biệt chữ hoa hay chữ thường, do đó cả “máy hút bụi” hoặc “Máy hút bụi” đều là những cách viết được chấp nhận ở ví dụ trên.

Nếu có quá nhiều giá trị được đối sánh thì sao? Ví dụ: “Máy hút bụi” được liệt kê nhiều lần trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu table_array, thì kết quả mà hàm VLOOKUP trả về sẽ là từ trên xuống dưới.

Cách sử dụng hàm VLOOKUP bằng hộp thoại Function Arguments

Trong hình ảnh ví dụ trên, công thức sau có chứa hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm đơn giá của “Máy hút bụi” nằm trong bảng dữ liệu.

Mặc dù các công thức Excel chỉ nên nhập từ ô trong bảng tính Excel. Một lựa chọn khác, là sử dụng hộp thoại của hàm (như hình ảnh phía trên) để nhập các đối số của nó.

Sử dụng hộp thoại Function Arguments sẽ giúp bạn dễ dàng nhập chính xác các đối số của hàm và loại bỏ yêu cầu nhập các dấu phân cách giữa các đối số với nhau.

Các bước sau đã được sử dụng để nhập hàm VLOOKUP vào ô B2 bằng cách sử dụng hộp thoại Function Arguments của hàm.

Cách mở hộp thoại của hàm VLOOKUP

Bước 1: Chọn ô B2 để biến nó thành ô chúng ta thêm hàm VLOOKUP – vị trí hiển thị kết quả của hàm VLOOKUP.

Bước 2: Lựa chọn tab Formulas.

Bước 3: Chọn Lookup & Reference từ thanh Menu ngang để mở danh sách chức năng.

Bước 4: Chọn VLOOKUP trong danh sách để bắt đầu hiển thị hộp thoại Function Arguments của hàm.

Dữ liệu được nhập vào bốn hàng trống trong hộp thoại chính là các đối số của hàm VLOOKUP.

Các lỗi thường gặp trong hàm VLOOKUP

Có 2 lỗi mà người dùng Excel thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP:

Lỗi #N/A (Giá trị không tồn tại) sẽ xảy ra khi:

• lookup_value không thể tìm thấy giá trị trong cột của table_array.
• table_array không có đối số chính xác của lookup_value. Ví dụ, đối số có thể đang chứa dữ liệu trống.
• range_lookup được đặt là False (đối sánh chính xác) và không tìm thấy kết quả chính xác cho lookup_value.
• range_lookup được đặt là True (đối sánh gần đúng) và tất cả các giá trị trong cột dữ liệu không có kết quả tương tự hoặc nhỏ hơn lookup_value.

Lỗi #REF! hiển thị khi:

• col_index_num có giá trị lớn hơn số cột lựa chọn trong bảng dữ liệu table_array.