Những điều cần biết về Microsoft Excel : Tính năng, công dụng và mục đích sử dụng

Đặng Lê Nam Avatar

Microsoft Excel là một chương trình phần mềm nằm trong bộ Microsoft Office 2019 và phiên bản trước đó. Được sử dụng để tạo bảng tính, Microsoft Excel cho phép sắp xếp dữ liệu theo hàng và cột, tạo ra những bảng tổng quan đơn giản nhưng hiệu quả.

Với tính linh hoạt và khả năng xử lý dữ liệu tuyệt vời, Excel đã trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu trong lĩnh vực kinh doanh từ khi ra mắt vào năm 1985.

Microsoft Excel, cùng với Microsoft Word và PowerPoint, là ba phần mềm văn phòng cơ bản nhất và đã được tích hợp vào tất cả phiên bản Microsoft Office từ trước đến nay.

Nội dung chính:

  • Microsoft Excel là gì?
  • Excel được dùng để làm gì?
  • Giới thiệu các ô và các cột trong bảng tính Excel
  • Kiểu dữ liệu, công thức và hàm trong Excel
  • Microsoft Excel và dữ liệu tài chính
  • Công dụng khác của Excel
  • Giải pháp thay thế Excel
  • Các thủ thuật trong Microsoft Excel

Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng để ghi lại và phân tích dữ liệu số. Bạn có thể coi bảng tính như một bảng dữ liệu lớn gồm nhiều cột và hàng. Các cột được đánh số bằng chữ cái và các hàng được đánh số bằng số. Giao điểm giữa một cột và một hàng được gọi là ô. Địa chỉ của mỗi ô được xác định bởi chữ cái và số tương ứng với cột và hàng.

Microsoft Excel là gì

Excel được dùng để làm gì?

Ban đầu, các chương trình bảng tính được phát triển để sử dụng trong công việc kế toán. Do đó, cấu trúc của bảng tính trong Microsoft Excel tương tự với bảng tính giấy. Dữ liệu liên quan được lưu trữ trong các ô, sắp xếp thành các hàng và cột.

Tất cả phiên bản Excel và các chương trình bảng tính khác có thể lưu trữ nhiều trang bảng tính trong một tệp chung được gọi là sổ làm việc (workbook), và mỗi trang trong sổ làm việc là một bảng tính riêng biệt (worksheet).

Giới thiệu các ô và các cột trong bảng tính Excel

Khi nhìn vào màn hình Excel, bạn sẽ thấy một bảng tính được tạo bởi các hàng và cột.

Giới thiệu các ô và các cột trong bảng tính Excel

Trong các phiên bản mới của Excel, mỗi bảng tính có thể chứa hàng triệu hàng và hàng ngàn cột dữ liệu. Vì vậy, để theo dõi vị trí của dữ liệu, bạn cần có hệ thống địa chỉ.

Các hàng được đánh số bằng số (1, 2, 3), còn các cột được đánh số bằng chữ cái (A, B, C). Đối với các cột lớn hơn 26, chúng được đánh số bằng hai hoặc nhiều chữ cái, ví dụ: AA, AB, AC hoặc AAA, AAB…

Mỗi ô là một hình chữ nhật nhỏ nằm ở giao điểm của một hàng và một cột. Tham chiếu ô được xác định bằng kết hợp chữ cái và số, ví dụ: A3, B6, AA345.

Kiểu dữ liệu, công thức và hàm trong Excel

Các ô trong Excel có thể chứa nhiều kiểu dữ liệu, bao gồm:

  • Số
  • Văn bản
  • Ngày và giờ
  • Giá trị Boolean
  • Công thức

Công thức được sử dụng để tính toán, thường kết hợp dữ liệu từ các ô khác. Bạn có thể tạo công thức bằng cách bắt đầu bằng ký hiệu “=” trong ô muốn hiển thị kết quả. Công thức có thể chứa tham chiếu đến vị trí dữ liệu và các hàm của bảng tính.

Hàm trong Excel là các công thức tích hợp được thiết kế để đơn giản hóa việc thực hiện các phép tính. Hàm có thể thực hiện các phép tính từ cơ bản như tính tổng đến phức tạp hơn như tìm kiếm dữ liệu trong bảng lớn.

Microsoft Excel và dữ liệu tài chính

Bảng tính thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính. Các công thức và hàm được sử dụng trên dữ liệu tài chính bao gồm:

  • Tính tổng dữ liệu của các hàng hoặc cột
  • Tìm lãi hoặc lỗ
  • Tính toán kế hoạch trả nợ cho vay hoặc thế chấp
  • Tính trung bình, tối đa, tối thiểu và các giá trị thống kê khác trong một phạm vi dữ liệu
  • Thực hiện phân tích dữ liệu để xem tương quan giữa các biến số

Công dụng khác của Excel

Excel có nhiều công dụng khác ngoài việc tạo bảng tính, bao gồm:

  • Vẽ biểu đồ hoặc biểu đồ dữ liệu để phân tích xu hướng dữ liệu
  • Định dạng dữ liệu để tìm kiếm và hiểu nội dung dễ dàng hơn
  • In dữ liệu và biểu đồ để sử dụng trong báo cáo
  • Sắp xếp và lọc dữ liệu để tìm kiếm thông tin cụ thể
  • Liên kết dữ liệu giữa bảng tính và các ứng dụng khác như Word và PowerPoint
  • Nhập dữ liệu vào các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu khác để phân tích

Giải pháp thay thế Excel

Ngoài Excel, còn có nhiều chương trình bảng tính khác có thể sử dụng thay thế, bao gồm:

  • Google Sheets: Chương trình bảng tính trực tuyến hoàn toàn miễn phí
  • Excel Online: Phiên bản trực tuyến nhỏ gọn của Excel, hoàn toàn miễn phí
  • OpenOffice Calc: Chương trình bảng tính miễn phí có thể tải xuống
  • LibreOffice Calc: Phần mềm tương tự Excel nhưng miễn phí

Các thủ thuật trong Microsoft Excel

Một số thủ thuật thường được sử dụng trong Microsoft Excel bao gồm:

  • Chèn thêm dòng, cột trong Excel
  • Lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel
  • Sử dụng công thức hàm số mũ trong Excel
  • Ngắt dòng trong Excel
  • Sử dụng Pivot Table để phân tích dữ liệu

Đó là những điều cơ bản về Microsoft Excel mà bạn cần biết. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng chương trình bảng tính này. Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập Cộng đồng Viễn Thông A Việt Nam.

Tagged in :

Đặng Lê Nam Avatar

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *