Microsoft hỗ trợ người dùng cách tạo chữ ký trong mail Outlook, với các hình ảnh chứa liên kết đến website hoặc logo công ty bằng phần mềm Outlook 2016, 2019, trang web Outlook.com cho Windows. Bạn cần phải có một chút kinh nghiệm để lựa chọn font chữ, màu sắc, và thiết kế của chữ ký phù hợp với doanh nghiệp hoặc mục đích mong muốn, và sau đây sẽ là những bước chi tiết để bạn có thể tạo chữ ký trong Uutlook và tùy chỉnh những cài đặt bên trong phần mềm này một cách dễ dàng.
Ghi chú: Nếu như bạn thường xuyên gửi thư bằng Gmail thay vì Outlook, hãy tham khảo bài viết Cách tạo chữ ký trong Gmail của chúng tôi.
Những phần mềm giúp gửi/nhận Email của Microsoft
Microsoft cung cấp cho người dùng nhiều phần mềm giúp gửi và nhận thư điện tử. Một trong số đó chính là Outlook.com – Trang web miễn phí và phổ biến nhất. Tuy nhiên, số lượng tính năng có sự khác biệt so với những phiên bản trả phí như Office 365. Và sự khác biệt đó liên quan tới việc tạo chữ ký trong Outlook. Đa số các tính năng đều có tại Outlook.com, tuy nhiên có phần hạn chế hơn.
Để bắt đầu, mình xin liệt kê những phiên bản phần mềm gửi/nhận email của Microsoft:
- Outlook.com – Đây là phiên bản web miễn phí là đối thủ ngang tầm với Gmail của Google. Là phiên bản kế thừa của Window Live Mail và Hotmail.
- Outlook Office 365 – Là một phần mềm có trong phiên bản trả phí hàng tháng của dịch vụ Microsoft Office 365. Với tính năng được cập nhật hàng tháng.
- Outlook 2019 – Lại là một phiên bản trả phí khác nữa, tuy nhiên sự khác biệt là bạn chỉ cần thanh toán một lần là có thể sử dụng mãi mãi.
Cách tạo chữ ký trên trang web Outlook.com
Bước 1: Truy cập trang chủ Outlook.com và đăng nhập bằng tài khoản Outlook hoặc Microsoft mà bạn đã tạo trước đó.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt (Settings), sau đó trong ô tìm kiếm bạn hãy nhập vào từ khóa “Chữ ký email“. Ngay khi bạn bắt đầu nhập thì Outlook đang lọc ra các kết quả phù hợp. Sau khi lọc thành công thì bạn hãy nhấp vào tính năng Chữ ký email.
Bước 3: Sau đó sẽ có một cửa sổ hiện lên. Và bạn như đã thấy thì nó đã chọn sẵn chức năng Thảo và trả lời (Compose and reply).
Bước 4: Tại mục Email signature, bạn hãy tạo chữ ký phù hợp với ý định của mình, ngoài ra hãy lựa chọn thêm các định dạng ưa thích bằng thanh công cụ phía trên.
Bước 5: Nếu muốn, chúng ta có thể thêm vào hình ảnh để tăng sự nổi bật cho chữ ký bằng nút Insert Pictures.
Bước 6: Sau khi đã tùy biến xong chữ ký, bạn hãy nhớ đánh dấu vào hai ô phía dưới để nó tự động hiển thị chữ ký mỗi khi bạn gửi, chuyển tiếp mail đến người khác. Nếu không bạn phải chèn thủ công ở mỗi email.
Bước 7: Cuối cùng nhấn Lưu (Save).
Bước 8: Để thử xem chữ ký đã hoạt động hay chưa, thì bạn hãy nhấn chọn Thư mới (New message). Và ngay lập tức thấy chữ ký đã được hiển thị.
Lưu ý: Nếu chữ ký không tự động được chèn vào thư mới, thì hãy xem lại bạn đã đánh dấu hoặc nhấn Save sau khi tạo xong chữ ký chưa nhé.
Cách chèn chữ ký thủ công trong Outlook.com
Nếu trong các bước tạo chữ ký Outlook phía trên mà bạn không cho nó được hiển thị tự động, thì chúng ta cũng có thể chèn chữ ký một cách thủ công như sau:
Bước 1: Nhấn vào Thư mới (New message).
Bước 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Dấu ba chấm, và chọn Chèn chữ ký.
Như vậy là chữ ký mà bạn đã tạo sẽ được chèn vào phía cuối của Email. Nếu vẫn không thấy gì tức là bạn đã quên lưu lại chữ ký mà mình đã tạo trong Cài đặt, do đó hãy chắc chắn rằng bạn đã làm đúng những bước mà mình đã hướng dẫn ở đầu bài viết nhé.
Cách tạo chữ ký trong mail Outlook 2010, 2013, 2016, 2019
Để có thể chèn chữ ký vào mỗi Email bạn gửi đi trong Outlook khá là dễ. Thứ mà bạn sẽ gặp khó khăn chính là bộ chỉnh sửa chữ ký của phần mềm Outlook có tính năng khá sơ sài.
Để có thể cài đặt chữ ký trong Outlook, bạn hãy thực hiện những bước sau:
Bước 1: Mở Microsoft Outlook từ Start Menu hoặc cửa sổ Desktop của bạn.
Bước 2: Trong phần mềm Outlook trên thanh menu, chọn File > Options > Mail.
Bước 3: Tiếp theo, trong cửa sổ Outlook Options, bạn hãy chọn mục Mail tại danh sách tính năng bên trái, sau đó nhấp chuột vào nút Signatures.
Ghi chú: Bạn cũng có thể mở tính năng Signatures để thêm chữ ký trong khi đang soạn Mail, bằng cách chọn Signatures ngay tại thanh Menu phía trên.
Bước 4: Trong cửa sổ Signatures and Stationery, nhấn New để tạo chữ ký Outlook. Sau đó nhập tên cho chữ ký đó.
Bước 5: Sau đó, bạn chuyển sang khung lớn phía dưới, tạo chữ ký phù hợp với doanh nghiệp, hoặc cá nhân. Chúng ta cũng có thể sử dụng thanh công cụ phía trên để định dạng hoặc chèn ảnh để tạo sự đặc biệt.
Bước 6: Trong mục “Choose default signature”, lựa chọn tài khoản Email sẽ sử dụng chữ ký này. Và nếu muốn tự động áp dụng chữ ký này cho tất cả bức thư mới thì bạn hãy chọn tên của chữ ký mà bạn đã tạo từ Menu của New messages. Tương tự như vậy, nếu muốn mỗi khi bạn trả lời tin nhắn hoặc chuyển tiếp, thì cũng chọn tên của chữ ký tại Menu của Replies/forwards. Hoặc bạn cũng có thể để None cho cả 2 chế độ này, và thêm chữ ký thủ công.
Bước 7: Để kiểm tra xem chữ ký đã hoạt động chưa thì bạn hãy thử tạo một Email và sẽ thấy chúng nằm phía dưới bức thư.
Lưu ý: Nếu bạn không thấy bất kỳ chữ ký nào, thì do bạn không cài đặt để sử dụng nó tự động, và do đó bạn cần phải thêm chúng một cách thủ công bằng nút Signature phía trên thanh công cụ.
Hướng dẫn cài chữ ký thủ công trong Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016, 2019
Bước 1: Nhấn New Email trong phần mềm Outlook.
Bước 2: Nhấp chuột vào Signature phía trên, chọn tên của chữ ký mà bạn đã tạo.
Bước 3: Ngay lập tức, nó sẽ hiển thị phía dưới nội dung của Email.
Chỉ như vậy thôi. Nếu muốn tạo những chữ ký khác nhau cho nhiều mục đích, bạn chỉ cần làm lại các bước trong bài viết này. Bạn cũng có thể tạo nhiều chữ ký cho một tài khoản Outlook, và thêm chúng một cách thủ công bằng nút Signatures.
